[ES] Gestión en la última milla: las aplicaciones móviles rastrean el tiempo y los gastos del personal

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Un análisis de DHL y Euromonitor Consulting del año 2018 sobre estrategias para mejorar la gestión de última milla de la entrega de mercancías señaló una serie de factores de éxito, que se aplican a la logística de la cadena de suministro en mercados emergentes y desarrollados:

“Capturar segmentos de entrega, una gestión agresiva de los gastos mientras se opera con márgenes reducidos, utilizar tecnología siempre que sea posible y buscar modelos laborales alternativos son medidas potencialmente decisivas” para “acortar la última milla”, según el documento técnico de DHL.

El proveedor de energía solar Ilumexico y The BOMA Project, una ONG que opera un Programa de Graduación de la Pobreza en las tierras áridas del norte de Kenia, están utilizando la aplicación de servicios de campo móvil de TaroWorks y la base de datos en la nube de Salesforce.com para realizar un seguimiento de los gastos incurridos por los equipos de campo y medir cómo el personal remoto pasa su tiempo. Luego, los datos se analizan para aumentar la productividad de los trabajadores e informar decisiones comerciales que ahora se pueden tomar en tiempo real.

TaroWorks creó su CRM fuera de línea para empresas sociales y organizaciones sin fines de lucro para coordinar mejor la gestión de última milla de sus agentes de campo. Normalmente, eso significa ayudar con los procesos comerciales a medida que interactúan con los clientes finales, como el registro de miembros de un grupo de ahorro, el seguimiento de las ventas de productos o el manejo de solicitudes de mantenimiento de productos. Sin embargo, vimos que cada vez más de nuestros clientes usaban TaroWorks para realizar un seguimiento de los gastos de sus agentes de campo y para administrar los costos relacionados con estas redes de agentes.

Gestión de última milla de Ilumexico: seguimiento de los gastos de la oficina regional

Los equipos de Ilumexico viajan a aldeas remotas para brindar atención al cliente de última milla, financiamiento inclusivo, asistencia para encontrar el sistema solar adecuado para las necesidades de sus clientes y para crear una red de agentes de atención al cliente de las comunidades locales. Durante un webinar reciente de TaroWorks sobre la gestión de la última milla, el ex coordinador de TI de Ilumexico, Jack Atkinson-Willes, explicó que para garantizar que su atención al cliente de la última milla funcione bien, la empresa social desarrolló una red de 12 sucursales en todo México llamada ILUCentros.

Cada ILUCentro cuenta con Ingenieros Comunitarios que capacitan al talento local para promover, vender, instalar y brindar asistencia técnica de productos solares. También hay Community Ambassadors, que brindan puntos de contacto más cercanos y facilitan las actividades de cobro de pagos.

Ilumexico, que ha estado utilizando la aplicación de fuerza de campo móvil de TaroWorks desde el 2013, ha convertido a TaroWorks en un componente central de sus procesos internos para la gestión de la última milla en los últimos años. Han utilizado TaroWorks para registrar ventas de sistemas solares, registrar datos de visitas a la comunidad (es decir, registrar el estado del equipo, pagos recibidos, etc.), registrar recibos de entregas en sus plantas de fabricación y realizar un seguimiento de los gastos.

Cada ILUCentro tiene sus propios clientes, planes y presupuestos. Como parte de mantenerse al tanto de sus finanzas, Ilumexico necesita realizar un seguimiento de los gastos incurridos por sus equipos. Lo hacen mediante dos procesos comerciales configurados en TaroWorks:

• Reporte de Gasto: este formulario de recopilación de datos de la aplicación móvil se utiliza para informar los gastos asignados a un presupuesto de proyecto específico.
• Gasto Extemporáneo: Este formulario se utiliza para reportar gastos extemporáneos, donde el presupuesto del proyecto ya no está en uso activo pero, sin embargo, se incurre periódicamente en gastos a más largo plazo relacionados con ese presupuesto.

Ambos procesos utilizan el mismo formulario de gastos subyacente, pero se configuran de manera diferente porque la información debe informarse en el sistema de base de datos de Salesforce de manera única. Debido a la frecuencia con la que los oficiales de campo deben informar los gastos, estos formularios de gastos creados por TaroWorks son, con diferencia, los formularios más utilizados en toda la empresa, con más de 70,300 envíos de formularios hasta la fecha.

Debido a que se usa con tanta frecuencia, Ilumexico ha simplificado la recopilación de datos y la tarea de informes dentro de TaroWorks para que sea fácil de completar por un miembro del equipo de Ilumexico y para que esa persona asigne los gastos registrados al presupuesto correcto en Salesforce.

“La encuesta ha sido diseñada para ser lo más simple y breve posible”, dijo Atkinson-Willes durante el webinar. “… una simple encuesta reduce la renuencia que el oficial de campo pueda tener para usar la encuesta, lo que significa que informan los gastos regularmente y a tiempo”.

Proceso de informe de gastos

Un agente de campo selecciona su ILUCentro (oficina de campo), luego selecciona un presupuesto de proyecto específico de una lista de presupuestos asignados a ese ILUCentro en particular. Si el agente de campo no está seguro de si el presupuesto es el correcto, puede abrir los detalles del presupuesto para confirmarlo. Como medida de seguridad adicional, Ilumexico ha incluido un filtro para permitir que los agentes de campo solo elijan presupuestos que tengan un estado “activo”. En el formulario de la aplicación móvil en sí, el presupuesto se completa automáticamente en función de la selección previa del agente de campo.

A medida que la información se carga desde el campo, los gerentes pueden ver todos los detalles y tomar más pasos de procesamiento, como aprobar el gasto. Al observar los gastos de la organización, la gerencia puede monitorear los gastos, informar sobre los gastos y tomar decisiones comerciales. A continuación se muestran 2 ejemplos de lo que se puede monitorear desde la base de datos en la nube de Salesforce.

Este tipo de información ayuda a Ilumexico a analizar si están gastando de más en ciertas áreas, para que puedan mantener los costos bajo control. Una lección aprendida del uso de tecnología móvil y en la nube para realizar un seguimiento de los gastos y presupuestos de sus agentes de campo es que el uso de desgloses para seleccionar presupuestos evita la entrada errónea de códigos de presupuesto complejos.

Gestión de última milla del proyecto BOMA: Hojas de tiempo y kilometraje de vehículos

El Proyecto BOMA es una ONG estadounidense sin fines de lucro y de Kenia que trabaja para proporcionar a las mujeres extremadamente pobres que viven en las tierras áridas y semiáridas del norte de Kenia los recursos educativos, financieros y tecnológicos para ayudarlas a salir de la pobreza. Su misión es ayudar a las poblaciones vulnerables a superar la pobreza extrema y lograr la inclusión social y económica. BOMA hace esto utilizando un modelo de graduación de la pobreza de alto impacto centrado en las mujeres.

BOMA Project utiliza TaroWorks y Salesforce para digitalizar una variedad de operaciones comerciales y métodos de monitoreo y evaluación, que incluyen la selección y el registro de participantes del programa, la recopilación de datos sobre los beneficiarios al ingresar y salir del proceso de graduación de 2 años, el monitoreo del desempeño de los negocios iniciados por las mujeres emprendedoras y seguimiento de los créditos emitidos por los grupos de ahorro del programa.

Hojas de horas trabajadas

Dado que algunos de los donantes del Proyecto BOMA requieren que se completen hojas de horas trabajadas mensuales para indicar cómo se dedica el tiempo del personal de campo en varios programas, era necesario facilitar el informe de las hojas de horas trabajadas semanales para los miembros del equipo que operan en áreas remotas con poca o ninguna conectividad.

Se creó un proceso, que luego se digitalizó, el cual que permite a los mentores del programa guiar a los participantes del programa para que ingresen las horas que dedicaron, incluso si están fuera de línea, en el formulario de recopilación de datos de TaroWorks basado en dispositivos móviles y, posteriormente, carguen los datos en su base de datos de Salesforce cuando estén dentro. rango de WiFi o una señal de datos móviles. Los supervisores de mentores pueden revisar y aprobar o rechazar el informe (si la información es incorrecta o no está completa).

Los informes se ejecutan en los datos desde la base de datos en la nube de Salesforce, pero según Bill Owiti, administrador asistente del sistema de BOMA Project:

“No solo publicamos informes sobre esto. Queremos que esto informe a la gerencia (para) tomar decisiones… sobre cómo nuestro personal de campo pasa su tiempo en el campo”, dijo durante el webinar.

Por ejemplo, Owiti dijo que un análisis de las hojas de tiempo trabajado indicó que el personal de campo de BOMA a menudo tomaba su tiempo libre remunerado los jueves y viernes de una semana determinada, lo que ayudó a BOMA a planificar la dotación de personal y pronosticar las necesidades futuras. Esta información comercial se puede filtrar por la región en la que opera cada mentor.

Kilometraje

TaroWorks y Salesforce también se utilizan para rastrear el kilometraje del vehículo y los registros de combustible. Los formularios de datos móviles completados por los conductores en su tableta Android permiten a la organización identificar al conductor y al vehículo utilizado para cualquier viaje y otra información, incluida la fecha del viaje, el punto de origen y destino del viaje, el propósito del viaje, el programa y el donante relacionado con el viaje, ruta tomada, así como lecturas de odómetro inicial y final. El proceso de seguimiento incluso incluye una lista de verificación para determinar si cada vehículo tiene el equipo de seguridad necesario a bordo, como un botiquín de primeros auxilios, llanta de repuesto y gato, extintor de incendios, linterna, pala, etc.

Finalmente, se puede agregar información para identificar a los pasajeros y obtener las firmas de todos en el vehículo y el conductor puede indicar cualquier problema que haya ocurrido con el vehículo durante el viaje, lo que automáticamente enviará una alerta a otro personal del Proyecto BOMA que puede hacer un seguimiento. El administrador asistente del sistema del proyecto BOMA, Owiti, dijo durante el seminario web que hay planes para eventualmente capturar la ubicación GPS de los vehículos al principio y al final de cada viaje para obtener una imagen más clara de cada viaje.

“Al automatizar estos registros de kilometraje de combustible… la gerencia puede saber de un vistazo cuánto facturar a cada donante en gastos de combustible y kilometraje”, dijo Owiti, al mismo tiempo que informa las decisiones futuras de la gerencia. A su vez, se reduce “el tedioso papeleo de cumplimentación de estos formularios por parte de los conductores”.